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職場錦囊│ 5 個常見 Email 情境 教你用商業英文作開場白

 In 專欄, 職場錦囊

職場上,大部份人都是透過電子郵件與公司或客戶聯繫,亦慣用英文書寫電子郵件,但不竟英文並非我們母語,尤其是當對方是外國人時,如果每次開首打招呼的語句都是千篇一律,不是「Hope you are doing well」就是「I hope you had a great weekend」等等,感覺便有點公式化。今天就分享一下在不同情況下,如何妙用商業英文寫電郵而不失禮。

1. 問侯開首
當面對一些見過面,但又不太熟落的客戶時,可以嘗試以下正式的開場白打開話題:
Might I take a moment of your time to…

如果想比較隨和地作開首,可參考以下開首,適用於較熟落的關係︰

I am reaching out because…
I know you’re swamped, so I’ll be brief. 以明白對方忙碌作開首令人感到貼心,但當然你的電郵真的要簡潔,否則便有反效果。
I hope you enjoyed your vacation 適用於假期剛剛完結的時候

如果你想表現幽默︰
Hello from the other side
I hope you’ve had your coffee already
Happy “Not Monday”

2. 要求對方資訊性回覆
有時當要求對方索取一些資料時,少不免擔心好像命令對方做事,所以適當的語氣和表示感激的態度最好在字裡行間顯露出來,。以下是一些建議:
It would be very helpful if you could send us/me…
Please keep me informed/posted/updated…
If possible, I’d like to know (more) about…
I’d appreciate it if you could…

3. 跟進
當你想向對方匯報進度時,你可用︰
I wanted to update you…
Just a quick heads up…
I’m getting back to you about…
To follow up on our meeting…

4. 婉拒/提供壞消息
通過電子郵件告知壞消息絕非易事,但有時會發生無法滿足對方期望的情況,因此更需要提供相關信息去加以說明。
Despite my best efforts, it has proved to be impossible to……: 表示出已盡全力達到對方期望或要解決的事情
After careful consideration we have decided (not) to … 當你要拒絕一些供應商或終止服務時使用
It’s out of my hands. 可用於對方要求已超出你的職權或工作範圍的時候

5. 結尾期望回覆
一般電郵的結尾都會使用「Thanks again」或「Looking forward to hearing from you」類似的語句,雖簡潔但卻沒有令對方有非回應不可的感覺,相反如能製造另一個期望得到答覆或打開下個話題就更有鼓勵作用,對方會回答和延續話題的機會大為提高。
Please let me know if this works/if that sounds good…
Any feedback you can give me on this would be highly/much appreciated. 希望對方表達意見和想法
I would appreciate your help in this matter. 一般用於有情況發生,希望對方給予意見回饋

以上所有例句並不是所有對象都適合,但懂得用對英文寫電郵,可減低不必要誤會,有時更能彰顯你的功力,是絕對值得花時間學習的一門技能。

圖片來源:互聯網

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