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時間地圖 3個步驟讓你3小時內完成一天的工作

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曾聽過不少在職人士分享,他們因為工作忙碌而令其進修計劃一再拖延。如何能把時間管理得更好呢?今天便介紹由日本作家水口和彥撰寫的著作《用3小時完成一天的事》,以「時間地圖」的概念,透過3大步驟-計劃、檢視和行動,前往完成工作的「目的地」。當習慣了以上的時間及行動規劃後,能有效提升工作效率,在規劃工作與分配時間更得心應手,改善「時間永遠不夠用」的情況。

 

步驟一:計劃

1.先列出須完成的工作事項(Task)及預定排程或會議等(Appointment)作為「目的地」,前者為自己控制工作時間,而後者則用於配合他人的時間。

2.減去Appointment的時間後,將當日可使用的時間放入各工作時項內。

貼士:若某項工作預計共需3小時完成,可以的話試以分段方式完成,如是1小時+2 x 30分鐘+4 x 15分鐘,能更靈活運用時間。

3.謹記每當接到一項新工作後,都立即計劃時間。

 

步驟二:檢視

1.如上述所言,每日都可能會有新的「目的地」。這時候除了要即時計劃,更要檢視一下原有的工作進度,判斷各項工作的緩急程度,來決定是否需要修正時間分配。

2.即使沒有新加入的「目的地」,都要保持檢視進度的良好習慣。

 

步驟三:行動

1.善用手機應用程式或其他記事方法(原著為筆記本),記錄所有重要或不重要,甚至瑣碎的工作事項。

2.持續檢視通往「目的地」的進度。

3.每星期的計劃要從上一個星期完結之前開始。

 

當我們能更形象化地看到自己通往一個又一個「目的地」,這份成功感,能成為我們繼續做好工作的推動力。若然經常要晚收工的你,不妨試試這個方法,看看能否改善OT情況。

 

圖片來源:互聯網

 

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