職場錦囊│會計必學的3個Excel技巧
Excel是上班族最常用的辦公軟件之一，尤其工作需要進行大量資料整理，或處理數字的工種，學懂以下3個Excel函數(公式)或技巧，有助提升工作效能。
技巧一：用函數(REPLACE)作資料加密處理
作為與顧客連繫的公司，保護客人私隱十分重要，當需要處理如身份證號碼，或電話號碼等資料時，為了避免資料外洩的情況，一般都會用星號隱藏部分數字。Excel函數(REPLACE)，可以助你快速處理表格中特定需要隱藏的部分。
語法：
REPLACE(old_text,start_num,num_chars,new_text)
解說：
old_text：必要項。這是需要取代其中某些字元的儲存格。
start_num：必要項。這是在old_text中要開始被替換的字元。
num_chars：必要項。這是在old_text中有多少個字元需要以new_text替換的字元數。
new_text：必要項。這是在old_text中要取代字元的文字，文字前後需要加「”」。
例子：
|
原字元 |
函數 |
顯示 |
|
123456 |
=(REPLACE(A1,1,4,”****”)) |
****56 |
技巧二：用函數(XLOOKUP)查找資料
XLOOKUP與VLOOKUP功能十分相似，我們使用VLOOKUP 來按列尋找表格或範圍中的答案，但XLOOKUP 功能更簡單好用，逐漸取代VLOOKUP 或 HLOOKUP。
VLOOKUP在功能上有所限制，例如只能向右進行單向搜尋，而不能向左、或是同時查詢上下方向的數據。此外，如果在表格內新增了新一欄，也會導致查詢的結果產生錯誤。但XLOOKUP卻沒有這限制，除了讓我們任意搜尋數據，而且輸入Formula時亦較VLOOKUP簡單，減低出錯機會。
語法：
=XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found], [match_mode], [search_mode])
解說：
lookup_value：必要項，這是要查找的字元或值。
lookup_array：必要項，尋找與 lookup_value 相同的陣列或範圍。
return_array：必要項，尋找答案的陣列或範圍。
[if_not_found]：選填項。如果比對不到符合資料時，會回傳的值 [match_mode]：選填項。判斷相符的模式，預設為完全相符。 [search_mode]：選填項。指定要使用的搜尋模式。
例子
以職員編號來查找職員名稱，可利用 XLOOKUP，在一欄尋找搜尋字詞，然後從另一欄的同一列得出結果。
在輸入Formula時，我們需首先選擇關鍵字，這裡是要尋找編號1235的員工，
關鍵字就是「1235」(A9)
其次，我們要知道在哪一欄尋找1235，即「職業編號」一欄(A2:A4)。
最後，當找到1235，我們必須輸入對應答案的範圍，也就是「職員名稱」(C2:C4)，便可以找到答案。
技巧三：快速計算總和
相信大家已經將「總和」(Sum)用得非常純熟，如果面對龐大計算表時，想再快速一點，可以利用鍵盤上的快速鍵，一次過替你在特定儲存格上填滿格式。
步驟：
- 選擇需要計算總和的儲存格
- 使用快捷鍵
– PC: Alt + =
– Mac: Command + Shift + T
留意︰總和會在最後一格出現，故要確保最後選取的儲存格是空白格。
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