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提升開會效率的9個技巧

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開會是日常工作的重要環節,但當一天要開四、五個會,開會變成工作的核心,尤其是經歷完一堆馬拉松式會議後,還要處理日常工作而需要不斷加班,便令不少打工仔感到厭倦窒息。即使現在很多公司都實行在家工作,大家還是透過視像會議「Meet」個不停。打工仔有什麼辦法可扭轉困局?

開會就是創新的現場》一書的作者佐藤可士和,是一名日本平面設計師、創意及藝術總監,合作品牌包括UNIQLO、7-11及KIRIN等。他所設計的產品和廣告,既有個人風格,又能受到大眾歡迎,在日本設計圈更被譽為「能夠帶動銷售的設計魔術師」。工作繁忙的他認為「改善開會品質就能改變工作型態,進而改變公司、改造日本。而你的人生也會跟著改寫。」在書中他分享了個人認為最有效率的開會技巧。

1.預定開會次數與目的: 與專案相關的會議需要在一開始根據目標與預定的推出日期,訂出大致的開會次數與會議目的,讓參與的全體成員都清楚

2.組織架構圖: 畫出參與專案人員的組織架構圖,讓每個參與者都清楚自己的分工與責任歸屬

3.會議主持人作好準備︰會議的主持人必須具備想像力,先設想會議進行的過程,進而做好相關的安排,如專項的參考資料,甚至是安排誰發言及發言的順序

4.主持人的座位位置︰按每次的會議目的安排主導角色坐在中間,讓他有自覺地推動會議進行

5.提早到會議室︰儘量提早出現在開會現場,除了要懂得控制自己的時間,也尊重其他人的時間

6.準時結束︰準時結束會議也很重要,以避免影響其他的工作與會議

7.完會前綜合會議要點 : 在會議預定結束前15分鐘開始整理討論的內容,並在最後5分鐘清楚為是次會議作出總結

8.指定人作會議紀錄︰會議紀錄只需要指派專人負責,與會者應專心參與以及把握會議重點

9.記下會議重點︰會議結束後,利用約5分鐘時間,將自己記得的會議要點記下,並發電郵給自己作備份,方便日後查閱。

大家不妨與同事嘗試一下這些開會技巧,提升整個團隊的工作效率。


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