職場WhatsApp禮儀之必要

利用WhatsApp等即時通訊工具與上司、同事及客戶等溝通或聯誼，已是各行各業打工仔的日常。雖然利用即時通訊工具可同時與多人溝通，非常快捷方便，但在這些通訊軟件與上司、同事或客戶交談時，便衍生了職場的使用禮儀，如注重語氣及傳達方式等，以免出錯，輕則惹上司或同事討厭，重則得失客戶甚至不慎洩露公司機密。

職場WhatsApp Dos & Don’ts

Dos：

1. 合適的時間 

即使自己是上司，除非是真正需要緊急即時處理的事情，否則不要在深夜、凌晨或同事放假時，發送工作訊息，以免打擾對方休息，亦對同事有欠尊重。如怕自己翌日會忘記相關內容，可改發電郵通知對方。另外，由於對方可能同時需要處理多於一項工作，所以發訊息後也不要期望要求對方秒回，要給對方合理的回覆時間與空間。

2. 清晰地展開對話

向新同事或不熟絡的同事不要只發送一句「Hello」作開場白，應有禮貌地加上簡單自我介紹，如「我是XXX，是負責YYY的同事⋯⋯」等基本訊息作提示，然後簡單直接地表達找對方的原因，不要待對方回覆才道明來意，尤其現在詐騙訊息普及，對方只收到一句「Hello」有機會以為你是騙徒而無視你的訊息，甚至封鎖你的號碼。

3. 分開工作群組及吹水群組

同事間有多於一個群組是常事，除了常規的工作群組外，也會有幾個撇除上司的吹水群組，一同吐吐工作苦水，但記住要把不同類型的群組分開，最好名稱及群組肖像圖有一定識別度，避免出現send錯group的尷尬情況，讓上司見到不適當的訊息，吐錯苦水變成被上司針對，甚至有被炒危機。

Don’ts：

1. 別濫用縮寫

很多人與朋友互傳訊息時，想快速回覆都會利用「U」(You)、「np」(No Problem)等縮寫，但傳送工作訊息時卻要小心避免使用太多縮寫，或使用冷門或行內人才懂的特定縮寫，以免引起溝通誤會。

2. 避免沒有組織、太冗長短訊內容

有些人習慣將一個內容分成多個訊息，或不分段、不分行，不用標點寫上一大段內容，這類訊息都會讓對方看得眼花繚亂，不想浪費時間理解，或是會理解錯誤。你可以先從對話的目的開始，再相應地組織自己的想法，有條理地表達想說的內容，如內容太長，可列點才分兩至三個訊息發送。另外，很多電話都有自動選字的功能，所以建議在發送訊息予上司及客戶前要檢查多次有沒有錯別字，避免發生尷尬情況。

3. 避免運用錄音訊息

在職場通訊時應盡量避免使用Voice message (錄音訊息)，因為比起文字訊息，對方無法速讀訊息內容，要聽完整段錄音才知道你想表達什麼，亦因為沒有文字記錄，無法事後尋回對話記錄 (Chat Search)，反而增加工作不便。另外，錄音時夾雜太多無意義的說話、停頓、拖長錄音內容，亦令分秒必爭的上班族感到不耐煩。曾有網民列出使用WhatsApp錄音功能惹人討厭的行為，包括錄音過長或只是一句「OK」、「Thanks」等沒有實際內容的單字。另外，錄音或聽錄音時也需要注意環境，以免不慎洩露工作上的機密資訊。

所以如不想打字，可用voice-to-type功能代替，但亦要在送出前檢查清楚有沒有同音錯別字。若事情難以用文字表達，建議還是直接用打電話溝通會更方便有效。

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