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職場WhatsApp禮儀之必要

 In 專欄, 職場錦囊

利用WhatsApp等即時通訊工具與上司、同事及客戶等溝通或聯誼,已是各行各業打工仔的日常。雖然利用即時通訊工具可同時與多人溝通,非常快捷方便,但在這些通訊軟件與上司、同事或客戶交談時,便衍生了職場的使用禮儀,如注重語氣及傳達方式等,以免出錯,輕則惹上司或同事討厭,重則得失客戶甚至不慎洩露公司機密。

職場WhatsApp Dos & Don’ts

Dos:

  1. 合適的時間 

即使自己是上司,除非是真正需要緊急即時處理的事情,否則不要在深夜、凌晨或同事放假時,發送工作訊息,以免打擾對方休息,亦對同事有欠尊重。如怕自己翌日會忘記相關內容,可改發電郵通知對方。另外,由於對方可能同時需要處理多於一項工作,所以發訊息後也不要期望要求對方秒回,要給對方合理的回覆時間與空間。

  1. 清晰地展開對話

向新同事或不熟絡的同事不要只發送一句「Hello」作開場白,應有禮貌地加上簡單自我介紹,如「我是XXX,是負責YYY的同事⋯⋯」等基本訊息作提示,然後簡單直接地表達找對方的原因,不要待對方回覆才道明來意,尤其現在詐騙訊息普及,對方只收到一句「Hello」有機會以為你是騙徒而無視你的訊息,甚至封鎖你的號碼。

  1. 分開工作群組及吹水群組

同事間有多於一個群組是常事,除了常規的工作群組外,也會有幾個撇除上司的吹水群組,一同吐吐工作苦水,但記住要把不同類型的群組分開,最好名稱及群組肖像圖有一定識別度,避免出現send錯group的尷尬情況,讓上司見到不適當的訊息,吐錯苦水變成被上司針對,甚至有被炒危機。

Don’ts:

  1. 別濫用縮寫

很多人與朋友互傳訊息時,想快速回覆都會利用「U」(You)、「np」(No Problem)等縮寫,但傳送工作訊息時卻要小心避免使用太多縮寫,或使用冷門或行內人才懂的特定縮寫,以免引起溝通誤會。

  1. 避免沒有組織、太冗長短訊內容

有些人習慣將一個內容分成多個訊息,或不分段、不分行,不用標點寫上一大段內容,這類訊息都會讓對方看得眼花繚亂,不想浪費時間理解,或是會理解錯誤。你可以先從對話的目的開始,再相應地組織自己的想法,有條理地表達想說的內容,如內容太長,可列點才分兩至三個訊息發送。另外,很多電話都有自動選字的功能,所以建議在發送訊息予上司及客戶前要檢查多次有沒有錯別字,避免發生尷尬情況。

  1. 避免運用錄音訊息

在職場通訊時應盡量避免使用Voice message (錄音訊息),因為比起文字訊息,對方無法速讀訊息內容,要聽完整段錄音才知道你想表達什麼,亦因為沒有文字記錄,無法事後尋回對話記錄 (Chat Search),反而增加工作不便。另外,錄音時夾雜太多無意義的說話、停頓、拖長錄音內容,亦令分秒必爭的上班族感到不耐煩。曾有網民列出使用WhatsApp錄音功能惹人討厭的行為,包括錄音過長或只是一句「OK」、「Thanks」等沒有實際內容的單字。另外,錄音或聽錄音時也需要注意環境,以免不慎洩露工作上的機密資訊。

所以如不想打字,可用voice-to-type功能代替,但亦要在送出前檢查清楚有沒有同音錯別字。若事情難以用文字表達,建議還是直接用打電話溝通會更方便有效。

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