提升開會效率的9個技巧

主頁 > 讀好書 > 提升開會效率的9個技巧

提升開會效率的9個技巧

Posted 2022年3月22日

開會是日常工作的重要環節，但當一天要開四、五個會，開會變成工作的核心，尤其是經歷完一堆馬拉松式會議後，還要處理日常工作而需要不斷加班，便令不少打工仔感到厭倦窒息。即使現在很多公司都實行在家工作，大家還是透過視像會議「Meet」個不停。打工仔有什麼辦法可扭轉困局？

《開會就是創新的現場》一書的作者佐藤可士和，是一名日本平面設計師、創意及藝術總監，合作品牌包括UNIQLO、7-11及KIRIN等。他所設計的產品和廣告，既有個人風格，又能受到大眾歡迎，在日本設計圈更被譽為「能夠帶動銷售的設計魔術師」。工作繁忙的他認為「改善開會品質就能改變工作型態，進而改變公司、改造日本。而你的人生也會跟著改寫。」在書中他分享了個人認為最有效率的開會技巧。

1.預定開會次數與目的: 與專案相關的會議需要在一開始根據目標與預定的推出日期，訂出大致的開會次數與會議目的，讓參與的全體成員都清楚

2.組織架構圖: 畫出參與專案人員的組織架構圖，讓每個參與者都清楚自己的分工與責任歸屬

3.會議主持人作好準備︰會議的主持人必須具備想像力，先設想會議進行的過程，進而做好相關的安排，如專項的參考資料，甚至是安排誰發言及發言的順序

4.主持人的座位位置︰按每次的會議目的安排主導角色坐在中間，讓他有自覺地推動會議進行

5.提早到會議室︰儘量提早出現在開會現場，除了要懂得控制自己的時間，也尊重其他人的時間

6.準時結束︰準時結束會議也很重要，以避免影響其他的工作與會議

7.完會前綜合會議要點 : 在會議預定結束前15分鐘開始整理討論的內容，並在最後5分鐘清楚為是次會議作出總結

8.指定人作會議紀錄︰會議紀錄只需要指派專人負責，與會者應專心參與以及把握會議重點

9.記下會議重點︰會議結束後，利用約5分鐘時間，將自己記得的會議要點記下，並發電郵給自己作備份，方便日後查閱。

大家不妨與同事嘗試一下這些開會技巧，提升整個團隊的工作效率。